Immer weiter sinkende Renditen erfordern zusätzliche Maßnahmen des Controllings.
Ein geeignetes Werkzeug für das Budgetcontrolling ist die Arbeitskalkulation.
Die Arbeitskalkulation prognostiziert die Entwicklungen der einzelnen Budgets
und somit auch des Projekterfolgs für auszuführende Leistungen unter Berücksichtigung
neu gewonnener Erkenntnisse in der Ausführungsphase.

Für jede beauftragte Auftragskalkulation (Urkalkulation) wurden Budgets festgeschrieben,
die es zu überwachen gilt. Die Urkalkulation wird oftmals auch für die fortlaufende Projektüberwachung genutzt.
Dabei bleibt unbeachtet, dass sich die ursprünglich veranschlagten Budgets schnell ändern können.
Ohne eine Fortschreibung bzw. Präzisierung der Urkalkulation ist eine Erfolgskontrolle während der Ausführungsphase nicht möglich.

Bei der Erstellung der Arbeitskalkulation, die anfänglich eine Kopie der Urkalkulation ist,
stehen folgende Fragen im Vordergrund: Ist die Urkalkulation belastbar?

• Sind die Leistungen korrekt kalkuliert worden?
• Gibt es Positionen, die – gegebenenfalls aus gutem Grund – nur geschätzt wurden?
  Müssen hier insofern noch Budgets gebildet werden?
• Sind Preisänderungen der Leistungen (Material-/Fremdleistungen) zu erwarten?

Wie verändern sich die Budgets nach erfolgter Arbeitsvorbereitung?

• Wie beeinflussen kleinere Leistungsänderungen, die nicht nachtragsfähig sind, die Budgets?
• Wie schlagen sich Massenänderungen nieder?
• Wie wirken sich Budgetverschiebungen – und damit verbunden andere Kostenansätze (Fremd- statt Eigenleistungen, Maschineneinsatz statt Handarbeit etc.) aus?
• Inwieweit verändern technische Vereinfachungen die Stunden-, Material- oder Fremdleistungsbudgets?

Wie werden die Budgets während der Ausführung beeinflusst?

• Werden Materialien und Nachunternehmerleistungen zu anderen Preisen als ursprünglich kalkuliert eingekauft?
• Ist während der Ausführungsphase bereits zu erkennen, dass die Budgetansätze zukünftiger Leistungen nicht einzuhalten sind (Drohverluste)?
• Verändern sich die Baustellengemeinkosten durch eine verlängerte Vorhaltung der Leistungen?
• Selbstverständlich muss die Arbeitskalkulation auch berücksichtigen,
  dass durch Budgetverschiebungen bzw. -änderungen Zuschläge und/oder Gemeinkosten angepasst werden müssen.

Letztlich spiegelt die Arbeitskalkulation das zu erwartende Endergebnis des Projektes wider und ist ein geeignetes Instrument, auch Drohverluste aufzudecken. Ein Tool, das eine derartige Vorgehensweise unterstützt,
ist die Arbeitskalkulation in E·R·Plus.

Für eine bessere Übersichtlichkeit wird die Arbeitskalkulation als Matrix angezeigt und kann auch in dieser Ansicht bearbeitet werden.

Budgets der Arbeitskalkulation, die das Budget der Urkalkulation unterschreiten, werden Grün – und Budgets, die das Budget überschreiten, Rot angezeigt.

Um den Erfassungsaufwand zu minimieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Budgets einfach und effizient anzupassen.
Die Gründe für die Budgetanpassungen werden im Versionsverlauf dokumentiert.

Auf Grund der Verknüpfung mit der Urkalkulation können die Anfangswerte der Arbeitskalkulation einfach übernommen werden.
Eine Abweichungsanalyse zwischen Ur- und Arbeitskalkulation ist ebenfalls möglich.

Fazit: Die Arbeitskalkulation stellt vor Ausführungsbeginn aktualisierte Planbudgets zur Verfügung und schreibt den Projekterfolg während der Ausführung fort.
Nur so können zukünftige Fehlentwicklungen vermieden; zumindest aber frühzeitig erkannt werden.

Somit ist die Arbeitskalkulation als dynamisches Instrument des Projektcontrollings und integrativer Bestandteil des Risikomanagements
unabdingbar für die vorrausschauende Unternehmensführung.