Wussten Sie, dass der Einsatz von Elektronischen Rechnungen beim Rechnungsausgang ca. 10 Euro spart?*

Dies senkt die Kosten um etwa 60 Prozent je Rechnung.
Auf der Eingangsseite ergeben sich mindestens genauso hohe Einsparpotenziale durch die Prozessoptimierung.

Die digitale Bereitstellung von Rechnungsdaten bietet die Möglichkeit,
eine effiziente Prozessgestaltung im Unternehmen zu fördern,
schnellere und effizientere Arbeitsabläufe, geringere Zahlungsverzögerungen und
niedrigere Druck- und Portokosten zu erzielen.

Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) hat im Juni 2014 einen Standard
für elektronische Rechnungen veröffentlicht.
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF/A-Dokument mit einer angefügten XML-Datei.
Das PDF-Dokument selbst enthält das Abbild der Rechnung,
die XML-Datei die maschinenlesbaren Rechnungsdaten.
Die Prüfung der inhaltlichen Identität zwischen XML-Daten
und PDF-Rechnungsbild ist grundsätzlich nicht erforderlich.
Der Unternehmer wird die XML-Daten für den Rechnungsverarbeitungsprozess in E·R·Plus einlesen und
den Rechnungsprüfern zusätzlich das PDF-Rechnungsbild zur Prüfung der sachlichen Richtigkeit und Zahlungsfreigabe anzeigen.

Hierbei sollte eine Sichtprüfung der übernommenen Rechnungsdaten anhand des PDF-Rechnungsbildes erfolgen.
Diese Prüfung wird der Unternehmer allerdings schon aus kaufmännischem Eigeninteresse vornehmen.
Sofern es Abweichungen zwischen den eingelesenen Daten und dem PDF-Rechnungsbild gibt,
erfolgt keine Freigabe der Rechnung in E·R·Plus.

E·R·Plus bietet ab der Version 2017.1 in einer ersten Version die Möglichkeit,
Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD Format zu erstellen.
Das Einlesen von Rechnungen im ZUGFeRD Format wird ebenfalls unterstützt.
Die klassische papiergebundene Rechnung wird nicht sofort und völlig verschwinden.
Um auch beim Eingang von papiergebundenen Rechnungen die Prozesse zu optimieren und
die Belege in elektronischer Form vorzuhalten,
arbeitet T.A.Project an einer Erweiterung des ScanGrabber Moduls.
Eingangsrechnungen, Eingangslieferscheine oder auch Auftragsbestätigungen in Papierform,
können somit zukünftig in E·R·Plus über einen Scanner in elektronische Form gebracht werden und
über eine Barcode-Erkennung automatisch dem Geschäftsvorfall in E·R·Plus zugewiesen werden.

Die Rechnungsprüfer können somit zukünftig auf die elektronische Ablage Ihrer Eigangsrechnungen zugreifen,
unabhängig davon, ob es sich um eine „ZUGFeRD“- oder um eine eingecannte Papierrechnung handelt.
Bei der Verbuchung elektronischer Rechnungen gibt es keine Unterschiede zu Papierrechnungen.
Es sind die Grundsätze zur ornungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten.

Die geplante DATEV Unternehmen Online Schnittstelle verbindet dann E·R·Plus mit der Finanzbuchhaltung.
Der Steuerberater erhält die Buchungssätze aus E·R·Plus zukünftig inkl. des elektronischen Belegs als PDF/A-Datei.

*Bundesministerium für Wirtschaft und Energie VII A 5 – 020224/19 Ministerialrat Dr. Haug Berlin, 12. September 2016